Project Manager cuello de botella: no delegar mata proyectos

Me encontrataba facilitando un taller de delegación para Project Managers cuando decidí hacer un experimento.

«Escriban en post-its las tareas que les son FÁCILES delegar,» dije a los 15 PMs en la sala.

Las tareas fáciles volaron: «documentación,» «preparar reportes,» «coordinar reuniones»…

«Ahora planteemos las tareas DIFÍCILES de delegar.» Algunos post-its aparecieron tímidamente: «Comunicación directa con el cliente» , «planificar»…

Luego vino el momento revelador:

«Mismo ejercicio, pero ahora con DECISIONES. Postits para decisiones fáciles de delegar, otros postits para las difíciles.»

El resultado fue bastante interesante: el campo de decisiones difícil pues, casi vacío. Así como en la imagen.

Quedó en evidencia que los PMs estaban cómodos delegando tareas operativas, pero cuando se trataba de decisiones… allí había algo que desbloquear.

Ese día tuve un insight (¡y ellos también!): no tenemos un problema de delegación de tareas. Tenemos un problema de delegación de poder.

Hay una pregunta que no nos hacemos: ¿Por qué REALMENTE no delegamos?

Después del ejercicio, desarrollé una serie de preguntas para indagar un poco más en esta habilidad. Porque la delegación no es un problema técnico: vamos, hay decenas de técnicas en los libros. Delegar es un problema emocional.

Antes de leer las preguntas, toma papel y lápiz. Responde con honestidad. Nadie más va a ver tus respuestas.

Pregunta 1: ¿Qué historia te cuentas sobre la delegación? Escribe las creencias que tengas.

• «Mi equipo no tiene suficiente experiencia»

• «Es más rápido hacerlo yo»

• «Si algo sale mal, yo soy responsable»

• «Nadie lo va a hacer como yo lo haría»

Estas son historias que nos contamos para evitar enfrentar miedos más profundos. Yo por ej. por mucho tiempo me conté que “si quieres que algo salga bien, hazlo tu misma”.

Pregunta 2: ¿Cuál es tu miedo real detrás de delegar?

• ¿Miedo a perder el control? Si no tomo todas las decisiones, algo malo va a pasar.

• ¿Miedo a molestar? No quiero sobrecargar a mi equipo con responsabilidades.

• ¿Miedo a ser irrelevante? Si no me necesitan para todo, ¿para qué me necesitan?

• ¿Miedo al juicio? Si delegas y sale mal, van a pensar que eres mal PM.

Pregunta 3: ¿Qué parte de tu identidad está atada a «ser indispensable»?

Esta es la más incómoda. ¿Te sientes valorado por la cantidad de cosas que manejas? ¿Tu autoestima depende de que «todo pase por ti»?

Pregunta 4: ¿Estás sobrestimando TUS capacidades y subestimando las del equipo?

¿Realmente eres el único que puede tomar esa decisión? ¿O te has convertido en el cuello de botella por costumbre?

Pregunta 5: ¿Qué reconocimiento buscas inconscientemente?

«Mira qué PM tan comprometida, trabaja hasta tarde.» «Sin ella, este proyecto no funcionaría.» ¿Te suena? Recuerda que nadie leerá esto.

Si te identificaste con más de 3 de estos miedos, tienes el síndrome del Project Manager salvador. Y está literalmente matando tu proyecto.

La falta de delegación no es falta de confianza en tu equipo. Son miedos muchísimo más profundos.

Los proyectos liderados por PMs «controladores» tienen más probabilidad de retrasos, menos satisfacción del cliente y más probabilidad de burnout del PM.

¿Por qué? Porque un solo cerebro no puede procesar efectivamente toda la complejidad de un proyecto moderno. Cuando asumimos todo, nos convertimos en el punto único de fallo.

«Pero yo sí delego,» podrás pensar

A ver, ¿delegas realmente o haces esto?

• Micromanagement disfrazado: «Juan, maneja esta parte del proyecto. Pero por favor mándame un resumen diario de lo que vas haciendo.»

• Delegación con correa: «María, tú lideras este hito. Pero cualquier decisión de más de 100€, me consultas.»

• La delegación temporal: «Ok, te dejo manejar esto»… 3 días después … «mejor déjame revisarlo rápido.»

¡Eso no es delegación! Es distribuir tareas mientras retienes el control.

En EvergreenPM estamos enseñando distintos métodos para delegar, pero ayudando a los PMs también a entender mejor las razones que hay detrás de un acto tan “simple” de entender pero tan complejo de ejecutar.

Enseñamos y acompañamos a los PMs con técnicas muy simples como:

1. La Regla del 80% Si alguien puede hacerlo al 80% de tu nivel, delégalo. Tú enfócate en el 20% que solo tú puedes hacer.

2. Delega resultados, no procesos En lugar de: «Haz esto paso a paso» Di: «Necesito X resultado para Y fecha. ¿Cómo lo abordarías?»

3. Establecer tableros de Delegation Poker (Management 3.0) entre los líderes y equipos.

Etc.

Pero también con técnicas mucho más avanzadas y trabajo emocional hacia el aprender a soltar.

Sin duda los mejores PMs no controlan todo: crean las condiciones para que otros brillen.

Claudia Salas Bozich