Ya he escrito en este blog sobre la importancia de preparar y gestionar bien las reuniones como herramienta de:

  • Aumento de la productividad, al evitar la pérdida de tiempo en asistencia a reuniones largas e improductivas.
  • Aumento de la motivación, al facilitar la toma de decisiones, claridad en el proceso de decisión y asignación clara de tareas.

A continuación relaciono las recomendaciones para gestionar eficazmente reuniones que acabo de encontrar en dos artículos:

9 Tips for Efficient Meetings publicado en Productivity 501

  1. Make people show up on time
  2. Always have an agenda – Siempre
  3. Invite the right people
  4. Use email effectively
  5. Use meeting to argue
  6. Record your decsions
  7. Kill the Powerpoints
  8. Get everyone talking
  9. En on time

Power Scrum: Secrets to a Good Meeting publicado en Voices of Project Management en PMI.org. Aunque este artículo está pensado para las reuniones diarias de SCRUM sus recomendaciones me parecen aplicables a cualquier reunión:

  1. Focus: no salirse de la agenda y objetivo de la reunión.
  2. Control the number of participants.
  3. Go Offline: las cuestiones que requieran un mayor debate entre una parte de los asistentes se llevarán fuera de la reunión.
  4. Remember My three A’s: Awareness, Add, Attack, en definitiva mantener centrada la reunión en la aportación de valor facilitando la colaboración y bloqueando los temas o personas que enredan las reunión.

Pero hay una primera recomendación evidente:

Lo primero es querer gestionar las reuniones de esta manera y estar convencido de que se puede hacer.

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